虽然人们的生命长短不尽相同，但是在每一天，人们可以利用的时间在数量上是相等的。在观察人们利用时间的方式时，我们会明显地看到他们之间存在巨大的差异。人们的时间观念是通过不同方式形成的。很多人几乎从未意识到时间的重要性，其他一小部分人拥有强烈的时间观念。大部分人不清楚如何处理自己与时间的关系。只有极少数人曾经系统地分析过时间以及时间的特性。遗憾的是，大自然没有赋予我们一个时间器官，而且，我们对时间的感知往往是不可靠的。
在“时间”这个主题上，我总会问那些研讨班的参与者：一年有多少个小时？只有不足1%的人能很快地给出正确答案，他们根本不需要思考和计算。我认为：每个管理者都应该能够迅速回答这个问题。
如果不是闰年，每年会有8 760个小时。这是多，还是少呢？这取决于我们是如何利用这些时间的。每人每天大约需要用8小时来睡觉，所以，实际上，我们真正可以利用的时间是5 800个小时。
高效管理之路始于下面这个问题：我应当如何去利用每年当中这清醒的5 800个小时？每个人都必须回答这个问题。否则，他们将无法支配工作，反而处于被支配的地位；他们将无法实现高效管理，而是让自己被各种事务推着、随波逐流地度过一生。
当然，高效并不意味着我们要把那5 800个小时都用来工作。就像我提过的那样，我觉得我们不应当成为“工作狂”，这正是因为以前有一段时间曾有人说我是“工作狂”，并且他们的判断是正确的。相反，我们应该牢记这句话：通过减少做事来提高成功的效率。
我们应该清醒地、有意识地决定如何利用时间：有多少时间准备用于或必须用于工作，有多少时间用于家庭，有多少时间留给自己，有多少时间花在我们的兴趣爱好上以及给自己充电。如果一个人没有系统地思考过这个问题并做出相关决定，那么，他将面临受制于周围环境或浪费时间的风险。
最好的时间管理工具是日程表或日志。管理者必须提前做好时间安排。但是，许多管理者总是拖得很晚才去进行安排。对于最基本最重要的事情，提前两三年就进行规划是有必要的。我并不是说要制订出僵硬的计划，而是说，要制定出大概的时间框架，尽管计划不可能完全得到遵守。总会有些不可预见的或是紧急的事情突然出现，于是管理者们不得不调整他们预先定好的优先事项。这是可以接受的，或者更准确地说，这是管理者现实生活中不可避免的一部分。然而，这丝毫不能削弱用日程表来安排时间的必要性。
因此，在时间利用上我尤为提倡一种长期观点，因为大多数人的时间会被目前的各种工作任务占用，以至于在短期内根本无法做出任何改变。对于大多数管理者而言，下一年的工作安排以及行程早早就定好了，这是现有职责要求的必然结果。因此，如果一位管理者希望在时间利用上进行一项重要改变，那么，这需要一个很长时间的调整期。但是，如果我们不给自己设定一个重新开始、进行改变的时间点，那么，一切都不会改变。那些不能控制时间、只能偶尔高效利用时间的人，将永远不会成为真正的管理者。提升自己的时间管理能力，应当始于自问下面这个问题：“我应该停止做什么？”我在目标一章已经论述过这个理念，建议大家参看相关章节。
处理输入
各种事务总是不断地涌向管理者的办公桌或电脑中，从未停止。从我观察的情况看，它们还在不断增加。管理者每一天的每一个小时都必须面对涌向他的各种事务（不管它是必要的还是多余的，有趣的还是乏味的，重要的还是无关紧要的，也不管它以什么形式出现——是打印出来的或是电子版的）。我把这样的事情都统称为“输入”。
因此，每个管理者都需要有一种应对众多事务的工作方法，我称之为“输入处理系统”。有些管理者总能成功地拥有一张“清静”的办公桌。而其他大部分管理者的办公桌，则或多或少地堆积着杂乱无章的东西——整理过的或未经整理的一摞摞信函、报告、备忘录、文件、记录、报纸、杂志和书等。许多人不仅桌子上满得不得了，而且办公室里的各种平面物体上也都堆满了东西，甚至不少人还用上了地板。
这是不该发生的事情。当然，我不想得出“干净的桌面就等于高效管理”的结论。毕竟，这不一定成立。有的人办公桌上整齐有序，最后却一事无成，而有的人虽然东西摆放杂乱，却非常高效。但不管是哪种情况，我们都应该处理好每周、每天、每个小时的“输入”。一位懂得如何去把杂乱无章转变为井然有序（至少是暂时的有序）的优秀秘书，在这方面会对我们有很大帮助。然而，不是每个人都配有秘书，当然更不用说好秘书了。
一套有价值的“输入处理系统”，源于几个简单的问题：我自己必须做什么？我必须让别人做什么？哪些事情可以晚点做或者因为需要较多时间而不得不以后再做？这些问题，或者说是对它们的回答，包含了如何在重要事务与紧急事务之间进行抉择以及如何对下属授权的技巧。
沟通工具：电话、传真、电子邮件
通信技术已经取得巨大进步这一事实无须多说。然而，沟通本身是否得到了改善依然让人存疑。依我看，沟通变得更差了。这有一个明显的信号：几乎每家公司甚至最近还有一些小公司都把最大的难题看作沟通上的困难。但是，我们不应当指责通信技术，因为即使在最小的公司和组织中，现代通信技术也已经很普及了。通信技术当然不能取代沟通，毕竟，技术只是一种工具，只有合理地利用它们，才能起到提高效率的作用。
在诸多通信方式中，电话仍占据着首要位置，虽然它并不是适用于所有情况的最佳通信方式。在有些重要事情上，传真和电子邮件有自己的优势。此外，古老的信件有时也是不错的选择……
虽然电子通信产品不断推陈出新，但是对于大多数管理者而言，电话仍是最重要的。电话是一件让人喜爱的工具，因为它提高了效率。但是同时，电话，尤其是移动电话，也会给管理者造成麻烦甚至让人恐惧。因此，管理者们必须做出一项清醒的决定：理智地使用电话，否则，他们将沦为电话的奴隶。
大多数人打电话很随意。当他们脑子中有了一个新想法或者从外界因素中获得新思路时，他们就会仅凭着冲动和直觉拨通电话。这种做法通常是错误的。尽管就像我所强调的那样，对待工作方法中的基本问题以及如何使用电话每个人都可以而且应该有自己的态度，但是，随意地、冲动地打电话通常不是什么好的工作方法。
人们不仅自己随意地使用电话，而且有时候，尽管自己非常繁忙，他们也允许别人给自己打电话，或者不加选择地接听所有电话。虽然我承认，对于某些职位和情况，我们不得不这样做，别无选择，我们必须学着适应，但是，总的来看，这并不是一种好的工作方法。
遵循以下三个非常简单的原则，往往就能给我们的工作方法带来明显的变化和提高。第一，拿电话前，我们应该问问自己是否还有别的通信方式可以帮助我们更好地达到目的。第二，如果确认电话是最好的方式，那么我们对通话的内容应当有所准备；否则，通话很容易就会沦为非常耗时的闲聊。第三，我们不应把电话分散在一天中的不同时段打；相反，如果可能的话，每天留出一块完整的时间专门打电话。
虽然电话仍然很重要，甚至会更加重要，但是，它的缺点是不准确、绕弯子。
使用传真、电子邮件和信件，几乎完全可以避免这些缺点。即使那些长时间使用电话的人也能在写东西时简洁地表达自己的意思。而且，文字交流常常会比口头交流更准确。
准备文件
管理者不仅需要读很多东西，也需要写很多东西。即使在未来，这种状况也不会有很大程度的改变。因此，我们需要一种高效的准备文件的技巧，它也是工作方法中的一个组成部分。同时，还应该注意，文件是打印出来的还是电子版形式并不重要。
因此，我们需要考虑自己应该对语音文字录入程序和文字处理程序采取什么态度。目前仍然有许多管理者，辛苦地用手写材料，然后把这些通常难以辨认的手稿递给秘书去打字。输入计算机的草稿几经修改，才成了终稿。由于准备文件方面的技术已经取得很大进步，所以，只有在极少数情况下，这种石器时代的方式才是合适的。
我特别不赞成高层管理者亲自打印信件。据我观察，哪怕是普通的秘书，其打字速度也要比这些高层快得多。管理者至少应拥有一部声控的语音录入机器。这种机器可以提高生产力，而且管理者并不需要待在办公室里（通过电话也行）。另外一种类似的方法是让秘书直接根据你的话在电脑键盘上输入相关内容。这种方法有时更可行，因为人们可以在屏幕上直接修改。然而，这要比语音录入机器慢很多。不过，这种语音录入机器唯一的不足是：管理者需要经过一段时间练习才能使用它，并且，如果想用其录入复杂的文字内容，人们还需要做更多的准备工作。这也是阻碍管理者使用这种机器的唯一原因。即使在不久的将来对声音非常敏感的机器发明出来了，前面所讲的提高效能的原则也不会改变。相反，它们将会变得更加重要。
日常事务和预约
我建议每位管理者都建立一套比较完善的处理日常事务和预约的系统。如果配有秘书，那么，这套系统就没那么重要了。在这方面，我们可以有一定的选择空间。然而，毫无疑问，肯定会让管理者以最快的速度失去威信、信誉和效率的一种选择，就是漫不经心地处理日常事务和各种约定。我们需要一种“万无一失”的二次提醒系统。经过管理者办公桌的每一件事，哪怕是最不重要的，也必须纳入这个系统中。
我们必须能够问心无愧地说：我不会遗忘什么东西。我们必须做好相关的跟进和实施工作，这方面的不足往往是公司执行力差的最重要原因。近期以来，理论界常常认为执行力方面的缺陷是由企业文化中的某些因素引起的。并且，人们也尝试着采取一些相关措施去消除这些因素。但是，实际上，执行力差的真正原因只有两个：第一，我们承担了过多的差异很大的工作任务；第二，我们没能做好跟进实施工作。
记忆系统
对于许多管理者（其人数正在迅速增加）而言，如何去明智地安排类型完全不同的各种事务（这是他们必须面对的）是一个大问题。表面上看，这只是个存储问题。但是，事实上不止如此。存储和记忆是不同的。存储是被动的，记忆是主动的。整理事务的技巧不在于编档保存，而是在相关资料保存了几年以后，当我们需要时，能够找出来，并且要适用于需要这份资料的新环境（这种环境往往发生了很大变化）。
只有处在非常简单的管理职位上时，才不需要大量的记忆。高层管理者及知识工作者都必须重视这个问题，因为能否妥善地解决这个问题，对于他们的职业和绩效而言，都是极其重要的。我在写这段时，“知识管理”这个术语突然浮现在脑海里。然而，我注意到，现在写这方面文章的人很多，但只有少数几个人真正理解记忆问题。
在当前的环境下，我们往往会想到用现代电子技术解决这个问题。电脑的确有其自身的优势，但是它并不能提供解决这种问题的答案。最重要的是，电子设备并不能解决这个问题中最本质的部分，即如何去界定环境。即便我们使用电子设备，对环境的界定还是要由人来完成。