最后，我们给出一个小提示。有这么一种会议，它们没有议程，却很值得召开，并且很显然，它们不需要作准备。
存在这样的管理者，他们和下属之间不存在任何问题，他们能及时掌握所有信息，员工永远不会给他们带来麻烦并且总是对他们评价很高，下属常常称赞、歌颂他们，还特别声明他们的上司总是有时间和他们在一起。难道这些人有某种与生俱来的天赋吗？他们是天才吗？
不是这样的，他们只是做了一件事：他们每年都会和每位下属召开一次一对一的会议，即没有议程的、开放式的会议。
事实上，这种会议确实有一个议程，但它存于管理者的头脑之中，是一个“隐藏的议程”，并且，他们也确实为这个会议作了准备。在这种“会议”中，他们会花大量的时间，与每个人讨论以下这些问题：在这个公司、部门中，你最喜欢什么？什么是你根本不喜欢的？你认为什么是我们应该改变的？作为你的上司，为了让你更好地、更轻松地、更有效率地工作，我可以做些什么？
图书作者、讲师、培训师、咨询顾问甚至雇员本人都认为，管理者和下属在一起的时间太少了，他们之间的交流太少了。严格来说，这种观点是不正确的，或者更准确地说，它只在有些方面是正确的。管理者和员工之间有着密切接触，他们之间有很多交流，有时候甚至都太多了，但这种交流总是与手头的工作、业务、问题和困难有关。重要的是，在这些交谈中，时间、行动及未来执行的要求都施加了很大的压力。这种情况在短期内不会发生太大的改变。
不过，在这样的交谈中很少涉及人的因素，尽管人和人之间也有很多的应酬话。我们很少有时间能够认真地倾听某个人说话而不考虑时间，除非它和当前的工作有关。
优秀的管理者会使用上述方法来真正解决这个问题。他们知道这种会议确实开得不多，但肯定比什么都不做要好。通过采用这种方法，他们向下属发出一个信号：他们是能够感受员工心声的倾听者，他们对员工所说的东西很感兴趣，并且他们能抽出足够的时间和员工在一起，至少偶尔会做到这一点。
这不是正式的绩效评估会议。那种会议的气氛，至少对下属们而言，是很紧张的，它不利于讨论上面提到的那些问题。这种交谈是很具体的，它只关注下属个人，他们在组织中的感受以及他们的看法。若是下属强烈希望的话，那么私人问题也可以讨论：家里怎么样？小孩在学校里学习还好吗？你有足够的时间来追求自己的兴趣和爱好吗？等等。
就像我上面说过的，若是下属强烈希望的话，有些人并不想明确区分他们的工作和私人生活。这并没有什么错，而且，这种偏好理应得到尊重。此外，下属们有时也想讨论这类问题，并且希望得到帮助。在这样的交谈过程中，管理者可以让下属明白，他们也是普通人，也有自己的希望、忧虑、兴趣和愿望（很遗憾，常常因为职业的需要而不得不牺牲掉这些）。
在这方面到底谈到什么程度，则是个人的决定。但作为一个管理者，完全没有理由不（偶尔地）向员工敞开心扉。无论如何，人们都很难被那些虚伪的表演所欺骗和蒙蔽。重复一遍，谈到什么程度，一定要看每个人的具体情况。
另外，还有一个小小的提示。为了确保这次谈话能够真正进行，并且不在日常忙乱的工作和紧急的商务活动中被忘掉，优秀的管理者会把这次谈话列入他们的时间安排当中，否则，这次谈话可能永远都排不上日程。
最重要的因素：执行和后期跟进工作
正如之前已经提到的，在讨论议程中的各个议题时，会制定出一些措施，在开会时就必须针对这些措施给出一个明确的实施框架。
即便是这样，也不能保证相关措施真正得到执行。我们必须对这些问题进行跟进和检查。当然，能够让决议通过就已经很不容易了，但是，执行决议会更加困难。
正像很多人认为的那样，跟进和检查工作并不会影响下属的信任及其可靠性。它与组织的性质、日常业务的快节奏以及紧急事件所带来的压力有关。
如果我们想变得有效率，那么，管理中的每一件事都必须聚焦在行动上。组织聘请管理者不是因为他能够做出决定，尽管这一点也很重要，而是因为他们可以执行这些决定。因而，我不是很赞成“决策导向型”的企业管理模式。我更喜欢“执行导向型”的企业管理模式。
在企业遇到危机时，不断地跟进、对执行进行检查以及专注于完成任务将会显得更加重要。发展速度越关键，我们的新下属就会越多（我们不了解他们，而且难以评估他们），我们所做出的决策和相关措施也就越发跟以前的不大一样，因此，我们就不能依赖常规做法，与以前的做法相比，在这种情况下做出的决策和措施会有很大程度的变化。
工具二：报告
写报告应该是促进沟通，而不是阻碍它。
在会议中，口头表达往往占据重要地位。书面表达则是硬币的另外一面，如果想提高效率，就必须把它当作一种工具来使用。与一般的看法相反，即便是电子工具与远程通信也无法改变上述事实。就我们这里讨论的目的而言，文字内容的传播媒介是纸张还是电子的并不重要。
本章的题目不仅指狭义的报告，还包括一切涉及书面内容的东西：会议记录、通知、文件说明、商业信件以及建议书。建议书这种形式可以清楚地说明报告是什么以及它应当有哪些内容。大多数建议书表达的都是发件人的观点。公司可能要告知潜在客户：本公司的优势何在以及可以提供的业务和服务。然而，一份有效的建议书必须是面向接收者的。它应该说明：如果客户采购本公司的产品，它们将获得何种收益。唯一重要的例外就是由专业人员写的直邮。
很多管理者对于通信有强烈的偏见。这使得他们在自身职业生涯中，无法对此采取一种明智的态度。他们丧失了一个将通信作为一种提高绩效的工具和方法的机会。
很多人认为写作是一件冗长、耗时、低效率、缓慢而过时的事情，但这种看法是错误的。我们从最后一个形容词开始分析。是否过时根本不是一种判断标准。我经常强调，重要的是正确加有效。“现代”并不总是意味着“更优”。文字交流如果运用得当，可以成为一种非常有用、高效的沟通方式。和其他沟通方式一样，它有可能会被误用，进而导致官僚主义，这一点无须多谈。然而，即使在远胜于其他交流方式的领域中，文字交流也没有被广泛应用。在第二次世界大战之前，除了写作之外人们别无选择。第二次世界大战后，电话得到了广泛应用（除了美国之外），这种局面才发生了改变。电话的优势广为人知，然而，电话的缺点是它使得沟通变得草率。手机出现以后，这种局面变得更加糟糕。
在那时，电话费相当高昂，电话的使用被看作商业活动中的奢侈消费，人们会为打电话做好充分的准备，他们准确地知道自己要说什么以及想说什么，真正的对话非常简明准确。如今，电话费用大大降低。正像许多人相信的那样，沟通并没有增加，但是废话却增加了。如果这不是每天都要经历的事，你很难相信人们通过电话（甚至是商业电话）听到的蠢话、废话和语言垃圾的数量会如此惊人。沃尔夫·施耐德是汉堡媒体学院的前任负责人，他在专业语言的运用上很有造诣。他曾经很肯定地说，从一分钟的阅读中所收获的东西很有可能比听一分钟电话（除非是大声读文字稿）要多得多。[1]在信息社会中，除了这个之外，还有什么能更为重要呢？
事实上，写作并不需要花费更多的时间，它只需要很少的时间。并且写作会节省时间。电子写作会使面谈成为多余。然而，最重要的是，写作给我们提供了思考的机会，甚至是强迫我们思考。
提升效能的一小步
大部分报告在还没有完成最后的、彻底的修订之前，就被发送或转发出去了。当报告作者知道自己要阐述些什么并将其写入报告中时，就被认为任务完成了。然而，在这个阶段，它很可能只反映了发件人的观点。
这个时点正是一个分界点，要么就只是一个效能不高的报告作者，要么再向前迈进一步，从一名普通的报告作者变成一个管理者。报告写到这里就停止的人，永远只是一个普通的报告作者。而在这时候向自己提出一个关键问题的人，则可以完成从报告作者到管理者的转变。这个问题就是：这份报告会对它的接收者产生怎样的影响？我们这时候常常发现报告并不像我们想象的那样已经完成了，实际上它只是刚刚开始，或者更准确地说，对于组织而言，最实质的部分才刚刚开始写。报告必须改为接收者导向型或读者导向型。只有这样去写报告，才最有可能引发预期的效果：让接收者迅速采取行动。
到这个时间点为止，文件的写作主要还是强调逻辑、精准度或真实性。在这个时点以后，最重要的不是逻辑，而是古希腊修辞学派所说的修辞，即能够产生效果的艺术。这并不是指写作风格或有力的表达方式，尽管“报告作者”可以学会这些技巧，但这些因素在创造理想的效果方面并不十分有效。事实上，在一定程度上，它们经常会起到相反的作用。
关键在于尽可能地找出谁是接收者以及查明接收者最可能对何种东西做出反应。只能根据接收者个人的情况来决定什么才是报告中最重要的东西。不过，我们可以总结几条一般性的结论，或者换句话说，将报告接收者划分为几种类型。
例如，让我们来看一份40页的报告。谁会读这份报告？是否应该缩减一些？或者是否应该写一个三四页的总结或重要观点放在报告的开头，以便提供给那些喜欢短报告的人，并让他们自己决定是否继续读其他部分？只要使用这种简单的写报告方法，获得一定效果的可能性就会大大增加。
从效果的角度来说，应该把图表、统计数据等列入报告中吗？或者是否需要把这些东西做成报告的附录，并在报告中指明“请参见附录”？但是，在写报告时，一定要确保即使没有这些附录，正文也能让读者看懂。
例如，如果我们知道接收者是一位律师，在可能的情况下，我们最好省去图表，并且只使用文本。律师们在求学期间必须学会阅读复杂的长文章，在学校里这种学生是很少的。我们可以，实际上也应该，使用复杂长句，并且要有很多从句和很难的术语。有些律师只愿意认真阅读那些复杂的文本，任何不够复杂的文本都达不到他们的要求。
然而，如果接收者是一个工程师，则应该减少文本部分，并且应该有更多的图表，最重要的是，报告中要有坐标系，要有数学曲线。工程师的眼睛已经习惯于看这些图表，这能够激发他们的兴趣。另一方面，坐标系则会给律师造成过重的负担，这样的表述方式会影响大部分律师深入考察这个问题。很多律师在学校期间就不喜欢数学，这正是他们选择法律作为其专业的原因之一。
另一方面，夸张地说，工程师是现代的“文盲”，他们中的大部分人读写都不行——我绝没有贬低他们的意思。他们喜欢另外一种方式的交流：专业图表和坐标系。当律师的眼睛在看到数学曲线之后开始变得呆滞时，工程师的眼睛则会变得明亮而灵活。在工程师的头脑中，他们可以看见与那些曲线对应的公式，那些交点则可以提供具体数值，从而使他们能够迅速检查这些坐标图是否有误。另一方面，不同图表之间的文字则让他们感到厌倦。不用文字他们就能理解这个问题，文字让他们昏昏欲睡。
如果你遇到的是一位财务专家，文字和图表对他都不会构成负担。他们喜欢在表格中出现尽可能多的数字。典型的财务经理、审计员等，都是对数字敏感的人，他们有一个“数字大脑”。有些财务人士与数字和表格的关系都有点儿过于亲密了，而另外一些财务人士则只是看到数字、精致的多维图表在朝他们走过来。“情人眼里出西施”这种说法，也许最适用于财务人士看到数字和图表的时候。最重要的是，每一行和每一列都要有一个汇总值，并且横向和纵向的每一个数值都要给出百分比。财务人士具备几乎不可思议的能力：一眼就能准确地看出哪些数据不正确，并且发现之后他们就会变得非常严厉，因为在他们看来，如果最终核查不能做到完全细致，那么将是不可原谅的。
找出关于接收者的所有信息，并且根据接收者的偏好寻找许多细节信息以便完成一份适合他们的报告，并不总是一件很容易的事情，有时候甚至是不可能的。然而，这并不能被当做根本不去找那些本可以获得的信息的借口。
对有些人而言，可以不求甚解，有些人甚至对此引以为豪。我认为，这样的坏习惯是不可容忍的。这恰恰可以说明为什么沟通现在变成了一个问题。如果缺乏基本的、专业的沟通技巧，并且连粗心和冷漠都被看做美德，那么，沟通是不可能有所进步的。
[1]Wolf Schneider, Deutsch für Profis, Hamburg 1986，page 115.