监事会为了能够完成它的工作任务,必须得到合适的信息。那么从哪里得到,如何得到呢?监事会成员基本上通过董事会得到。有人大方公开地提供的,也有人吝啬并有选择地提供;有人用一个随便的理由应付监事会,也有人称不了解情况。
如果管理部门大方地提供了信息,是不是就够了呢?我认为不够。监事会必须自己能获得信息,必须从独立的渠道获得消息。这就遇到了其中一个最棘手的问题,一方面获得有用的信息有困难,一定情况下免不了要探听,要损害董事会的权威,要策划一些计谋;另一方面也产生事实上的责任。
德国规定监事会要获得信息必须“依靠董事会”,监事会成员不能直接与某个不属于董事会的管理人员接触,但监事会可以要求得到大量的调查报告,进行审核等65。
获得信息最好按照下面的方法来做:首先,和董事会做好协调和经得同意(至少要让董事会知道),委托个别监事会成员对有关情况做出调查,再向监事会报告,有的情况下也必须同时向董事会提交报告;其次,还有许多非正式的获得信息的办法,但前提是必须投入大量的时间;最后,涉及一个信任问题,而且是合理的信任问题。
具体要注意以下几点:
1.信息提供的合作双方的任务和责任必须十分清楚,表达不至于引起曲解,并用文字记录下来,经过双方认可。这在某种程度上相当于这项工作和机构间合作的“法律基础”。如果谁不能接受或不愿意接受,那就不要考虑在内。所以我在第8章里提出,首先不谈权利和义务,而是先谈任务和责任。
2.工作与合作必须建立在相互信任的基础上,每一方必须自己做到,关键是透明和坦诚(一定情况下由于德国监事会拥有的共同决策权增加了难度,结果对企业没有好处)。
3.为了改善监事会对信息的掌握,获得评价企业情况的根据,也包括改善监事会成员对企业经营方式的了解,一种有效的手段是监事会参与到企业的一些有重要意义和整体意义的项目中。这在瑞士法律中是允许的,在管理先进的企业里不少就是这么做的。这种做法虽然有缺点,但是提高了监事会的参与度。
属于信息问题的不仅包括监事会成员如何得到足够的信息,而且包括他们如何处理信息。最大的问题之一是泄密,不保密的监事会在解决泄密以前是不能正常工作的。会议上的观点和意见可能由于泄密而被破坏,要不了多久,监事会就会出现不信任和阴谋。企业利益被小团体利益和个人利益所替代。这样在会议上讨论的只能是一些不怕泄密的事情,当然也只有些不重要的事了。
有时候可以利用在法律允许范围内的侦查手段去找出泄密者,例如可以通过给可疑者透露错误信息的方法来找到泄密源。
对监事会的评估
监事会是一个机构,要完成任务和承担责任,它的工作极大程度上关系到企业的繁荣发展或失败。监事会在一定程度上要承担责任,必须经常对自身的工作方式和效果进行回顾。所以没有理由不对监事会机构进行评估,另外这件事也是不同寻常的,有时候会导致令人不愉快的结果。
企业章程里应当规定,监事会要通过自身的一个委员会或者一个审查机构,来对监事会进行经常性的系统评价,而且是强制性的。方法有很多,从公开讨论,到格式化的匿名自我评价,或者通过专门的管理审计。
经常对监事会进行系统化的认真评估所产生的作用是很大的,相比之下技术细节就次要得多。监事会要求董事会和企业做到的,自己必须原则上执行同样的标准。业绩、成果、生产力的提高、质量和效益,这些对其他部门的要求同样适用于监事会。核心问题必须这样问:我们去年的任务完成得怎样?我们为企业的发展做了什么主要贡献?我们还可以做哪些改进?我们自己的工作方法还有什么必须改进?
让企业里的人都知道,监事会的工作要符合经济规律,也有业绩的压力,工作结果也要受到考核,这点我认为很重要。目前美国还存在比较少见的情况,监事会有一个专门治理委员会对其进行评估,评估结果要向股东大会报告。从长期来看,这种做法在困难处境里可能比提高股息的效果还要大,因为股民获得了一种“信任度利息”。